Hauptsachbearbeiter Poststelle/ Information (m/w/d)

Beim Landkreis Wittenberg ist im Fachdienst IT, Zentrale Dienste und Kreisarchiv zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle als

Hauptsachbearbeiter Poststelle/ Information (m/w/d)

befristet für 2 Jahre zu besetzen. Die Stelle ist – vorbehaltlich der endgültigen Eingruppierung – mit Entgeltgruppe 6 TVöD/ VKA ausgewiesen. Es handelt sich hierbei um eine Vollzeitstelle.

  • In der Lutherstadt Wittenberg, dem Ausgangsort der Reformation, ist der Landkreis Wittenberg einer der größten Arbeitgeber. Die historische Universitätsstadt an der Elbe liegt zwischen Leipzig und Berlin und ist über die ICE- und Autobahnanbindung verkehrstechnisch gut zu erreichen.

    Auf Sie wartet eine interessante, verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit, mit guter Vereinbarkeit von Familie und Beruf, sowie eigenverantwortliches Arbeiten.

    Ihre Aufgabenbereiche sind im Wesentlichen folgende: 

    1. Fachliche Anleitung von Information und Poststelle, u. a.
    • Koordinierung der Aufgabenerfüllung und Sicherstellen von qualitativen Standards in Abstimmung mit dem Abteilungsleiter
    • Erstellen der Einsatzplanung für die Mitarbeiter der Poststelle und Information
    • Regelung der allgemeinen Vertretbarkeit unter Beachtung der Dienstzeiten
    • Anlaufstelle für externe und interne Hinweise und Beschwerden und Herbeiführung von Klärungen/ erste Deeskalationsstelle
    • Unterstützung und Begleitung bei der Einführung der digitalen Prozesse sowie deren praktische Umsetzung einschließlich der Mitarbeit in Arbeitsgruppen
    • Berücksichtigung der maßgeblichen gesetzlichen Regelungen in Hinblick auf die Arbeitsaufgaben der Poststelle
    • Anleitung der Auszubildenden
    • Federführung bei der Vergabe von Beratungsräumen im Haus 2 einschließlich Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen
    • Federführung bei der Erstellung von Statistiken für Zwecke der Kalkulation und Abrechnung der Leistungen der Poststelle
    1. Tätigkeiten für den Bereich Poststelle, u. a.
    • Bearbeitung der Eingangs- und Ausgangspost
    • Bearbeitung von digitalen Eingangsrechnungen
    • elektronisches Erfassen von papierhaften Eingangsrechnungen („Frühes Scannen“)
    • Fahrbereitschaft Post- und Botendienst für die Kreisverwaltung 
    1. Tätigkeiten für den Bereich Information, u. a.
    • Entgegennahme und qualifizierte Vermittlung von Telefonaten
    • Wahrnehmung der allgemeinen Aufgaben der Information (allgemeine Auskunftserteilung, Ausgabe, Annahme und Weiterleitung von Anträgen/Unterlagen für die Kreisverwaltung)
    • Terminvergabe für Bürger und Unternehmen des Landkreises
    1. Fachadministration für das Terminbuchungstool für die Kreisverwaltung Wittenberg, u. a.
    • Mitarbeit bei der Konzeption der Anbindung der gesamten Kreisverwaltung an die Terminverwaltung
    • Bearbeitung und laufende Evaluierung der Umsetzung der Maßnahme
    • Einrichtung, Verwaltung und Überwachung von Zugangsdaten, Zugriffsrechte, Nutzerkonten, ggf. auch Zertifikatsverwaltung
    • Ansprechpartner für die Mitarbeiter der Abteilung bei auftretenden Problemen bei der Arbeit und Bereinigung von Fehleingaben
    • Planung, Organisation und Durchführung von Schulungen
    • Anleitung der Nutzer des Terminbuchungstools
    1. Haushaltsbearbeitung für den Fachdienst (mit dem Schwerpunkt Zentrale Dienste), u. a.
    • Bearbeitung der elektronischen Eingangsrechnungen
    • Postbuchbearbeitung
    • Erstellen von Anordnungen für Buchungsvorgänge
    • Sachbuchabstimmungen
    • Haushaltsbearbeitung im Auftragsmanagement und im HKR-Verfahren
    • Bearbeitung/Überwachung des Budgets 
    1. Mitarbeit bei der Durchführung von Beschaffungen für den Bereich Zentrale Dienst

     

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