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Sachgebietsleiter Poststelle/ Information (m/w/d)

Sachgebietsleiter Poststelle/ Information (m/w/d)

  • In der Lutherstadt Wittenberg, dem Ausgangsort der Reformation, ist der Landkreis Wittenberg einer der größten Arbeitgeber. Die historische Universitätsstadt an der Elbe liegt zwischen Leipzig und Berlin und ist über die ICE- und Autobahnanbindung verkehrstechnisch gut zu erreichen.

    Auf Sie wartet eine interessante, verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit, mit guter Vereinbarkeit von Familie und Beruf, sowie selbständiges und eigenverantwortliches Arbeiten.

    Ihre Aufgabenbereiche sind im Wesentlichen folgende:

     1. Koordination von Information und Poststelle, u. a.

    • Erstellen der Einsatzplanung für die Mitarbeiter der Poststelle und Information
    • Aufgabenerfüllung steuern, koordinieren und konzeptionell gestalten
    • Entwicklung von Leistungszielen in Zusammenarbeit mit dem Abteilungsleiter
    • Durchführung von Dienstberatungen, Belehrungen und Schulungen
    • Festlegung und Steuerung von Prioritäten bei der Aufgabenerledigung sowie Analyse der Arbeitsauslastung und ggf. Gegensteuerung sowie Neuorganisation, Lösungsvermittlung und Eingriff bei Arbeitsrückständen
    • Regelung der allgemeinen Vertretbarkeit unter Beachtung der Dienstzeiten
    • Beschwerdemanagement (Anlaufstelle für externe und interne Beschwerden und Herbeiführung von Klärungen) /erste Deeskalationsstelle
    • Unterstützung und Begleitung bei der Einführung des digitalen Posteingangs
    • Optimierung der digitalen Prozesse in Hinblick auf die Software in Zusammenarbeit mit dem Abteilungsleiter
    • Anleitung der Auszubildenden

     

    1. Tätigkeiten für den Bereich Poststelle, u. a.
    • Bearbeitung der Eingangs- und Ausgangspost
    • Bearbeitung von digitalen Eingangsrechnungen
    • elektronisches Erfassen von papierhaften Eingangsrechnungen („Frühes Scannen“)

     

    1. Tätigkeiten für den Bereich Information, u. a.
    • Entgegennahme und qualifizierte Vermittlung von Telefonaten
    • Wahrnehmung der allgemeinen Aufgaben der Information (allgemeine Auskunftserteilung, Ausgabe, Annahme und Weiterleitung von Anträgen/Unterlagen für die Kreisverwaltung)
    • Koordinierung der Raumvergabe für Beratungsräume der Kreisverwaltung

     

    1. Fachadministration für das Terminbuchungstool für die Kreisverwaltung Wittenberg, u. a.
    • Mitarbeit bei der Konzeption der Anbindung der gesamten Kreisverwaltung an die Terminverwaltung
    • Steuerung, Begleitung und laufende Evaluierung der Umsetzung der Maßnahme
    • Einrichtung, Verwaltung und Überwachung von Zugangsdaten, Zugriffsrechte, Nutzerkonten, ggf. auch Zertifikatsverwaltung
    • Ansprechpartner für die Mitarbeiter der Abteilung bei auftretenden Problemen bei der Arbeit und Bereinigung von Fehleingaben
    • Planung, Organisation und Durchführung von Schulungen
    • Anleitung der Nutzer des Terminbuchungstools

     

    1. Mitwirkung bei der Haushaltsplanung und -ausführung, u. a.
    • Mitarbeit bei der Planung der Haushaltsansätze für die Versendung der Post der Kreisverwaltung Wittenberg
    • Postbuchbearbeitung und Durchführung von Buchungsvorgängen insbesondere im Vertretungsfall

     

    1. Fahrbereitschaft Post- und Botendienst für die Kreisverwaltung
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